Przejęcie księgowości
Jak zmienić biuro rachunkowe bez przerwy w rozliczeniach
Biuro rachunkowe można zmienić także w trakcie roku. Bezpieczna zmiana wymaga jednej daty przejęcia, wskazania biura odpowiedzialnego za ostatni okres i odebrania kompletnej dokumentacji.
Przed wypowiedzeniem
Pięć decyzji, które zamykają pole do chaosu
- 01
Kiedy kończy obecne biuro?
Sprawdź okres wypowiedzenia i ustal ostatni rozliczany miesiąc.
- 02
Od którego okresu odpowiada nowe biuro?
Data musi być jednoznaczna i zapisana.
- 03
Kto składa ostatnie deklaracje?
Nie zakładaj, że zrobi to „któreś z biur”.
- 04
Jakie dane mają zostać przekazane?
Lista powinna obejmować dokumenty, rejestry, bazy i dostępy właściwe dla firmy.
- 05
Czy wcześniejsze okresy wymagają kontroli?
Bieżące przejęcie nie oznacza automatycznie audytu historii.
Do sprawdzenia
Checklista dokumentów i danych
- księgi i ewidencje za wymagane okresy,
- deklaracje podatkowe i pliki JPK,
- ewidencje VAT, środków trwałych i wyposażenia,
- należności, zobowiązania i rozrachunki,
- dokumentacja ZUS i kadrowo-płacowa,
- sprawozdania i dokumenty zamknięcia roku,
- pełnomocnictwa oraz dostępy,
- informacje o kontrolach, korektach i wezwaniach.
Nie każda firma potrzebuje wszystkich pozycji. Ta lista służy do wykrycia braków, nie zastępuje analizy konkretnej księgowości.
Odpowiedzialność
Pełnomocnictwa i wcześniejsze błędy
Zmiana biura może wymagać odwołania albo udzielenia pełnomocnictw oraz aktualizacji danych. Zakres zależy od tego, jakie uprawnienia miało poprzednie biuro i czego potrzebuje nowe.
Nowe biuro nie przejmuje automatycznie odpowiedzialności za okresy rozliczone przez poprzednika. Kontrola historii, korekty i reprezentacja wymagają osobnego zakresu.
Bez fałszywych obietnic
Ile trwa i kosztuje przejęcie
Nie podajemy jednej ceny ani terminu bez obejrzenia sytuacji. Wycena zależy od formy księgowości, liczby okresów, kompletności danych, liczby pracowników, wymaganych korekt i oczekiwanego zakresu kontroli.
Pytania przed zmianą
Najczęstsze pytania
Czy muszę czekać do końca roku?+
Nie. Zmiana jest możliwa w trakcie roku, jeśli jednoznacznie ustalisz okres odpowiedzialności każdego biura.
Czy nowe biuro odbierze dokumenty za mnie?+
Zakres pomocy w przekazaniu dokumentacji uzgadniamy indywidualnie. Nie obiecujemy automatycznego odbioru całej dokumentacji.
Czy sprawdzicie wszystkie poprzednie rozliczenia?+
Nie automatycznie. Zakres kontroli historii i ewentualnych korekt trzeba osobno uzgodnić i wycenić.
Co, jeśli poprzednie biuro nie przekazuje danych?+
Najpierw ustalamy, czego brakuje i jaki ma to wpływ. Dalsze działania zależą od umowy i rodzaju brakujących danych.
Następny krok
Zmiana bez improwizacji.
Podaj formę firmy, planowaną datę przejęcia i informację, do którego okresu rozlicza obecne biuro.